Word Datei als PDF speichern ‚Ė∑ Mit dieser Methode zum Erfolg ūü•á

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Es gibt viele M√∂glichkeiten, wenn es darum geht schnell und einfach Formulare von der Word Formatierung in eine PDF Datei zu √ľbertragen. Oder hast du dich schon mal gefragt, wie man eine Word Datei als PDF speichern kann? Es gibt gute Gr√ľnde Formulare oder Dokumente als PDF Datei auszugeben. Im Word Format lassen sich unabsichtlich Formatierung und Zeilenabst√§nde ver√§ndern oder l√∂schen. Ganz im Gegenteil zur praktischen PDF Variante, wo sich problemlos Nutzungsrechte definieren und einschr√§nken lassen. Um aus einer Word Datei ein PDF zu erstellen bedarf es dazu jedoch einiger leistungsf√§higer Software. Neben Microsoft Word ben√∂tigen wir dazu auch das in Designerkreisen weitverbreitete Programm Adobe Acrobat Professional 8. Es erm√∂glicht eine schnelle, einfache und selbst erkl√§rende √úbertragungsfunktion dank eines implementierten Assistent f√ľr Formulare.

Rohdatenformular sinnvoll gestalten und Word Datei als PDF speichern

Zu Beginn solltest du erst einmal ein Formular in deinem Office Programm in Word Formatierung erstellen. Dabei ist es relativ egal, ob man das Formular mit dem Original Microsoft Word oder mit einer kostenlosen B√ľrosoftware erstellt. Ma√ügeblich ist nur die Formatierung als .doc Datei. Bei der Erkennung der einzelnen Spalten und Zeilen muss man darauf achten, dass die Abst√§nde zwischen den Bezeichnungen erstellt werden. Dies hilft dem Adobe Programm sp√§ter bei der Zuordnung und vermeidet zus√§tzliche zeitraubende Korrekturen.

Als N√§chstes √∂ffnet man in dem gestarteten Adobe Acrobat Professional 8 die Leiste Formulare und w√§hlt die Option „neues Formular erstellen“ aus. Nun lassen sich in dem Ge√∂ffneten Men√ľfeld „Neues Formular erstellen“ mehrerer Optionen ausw√§hlen. Neben der M√∂glichkeit √ľber verschiedenen andere Buttons Formulare aus dem PDF Bereich hochzuladen, Sie aus er Excelliste zu integrieren oder eine Formular in Papierform einzuscannen gibt es unter dem Men√ľpunkt “ Mit elektronischem Dokument beginnen“ die M√∂glichkeit aus dem Word Format ein bereits erstelltes Formular im Adobe Acrobat Professional 8 zu √∂ffnen.

Im N√§chten Schritt beim PDF aus Word Erstellen gilt es √ľber eine Auswahloberfl√§che das bereits erstellte Formular auf der Festplatte zu suchen und zu √∂ffnen. Es bietet sich dabei an solche Formulare vorerst auf dem Desktop bei aktueller Bearbeitung zu verschieben und bei der Erstellung eindeutig zu Benennen.

Felder manuell oder automatisch identifizierbar

Im Folgenden wird man dann aufgefordert Eigenschaften auszuw√§hlen. Auf dem Men√ľfeld Formularfelder identifizieren ist einerseits die automatische Erkennung m√∂glich. Hierbei sucht ein Algorithmus gezielt nach Spalten und Zeilen, die sich im Formular wiederfinden sollen. Danach w√§hlt Sie nach einer automatischen Logik diese aus.

Hierbei kommt es immer auf die Qualit√§t der angelegten Formularrohdaten an. Bei klaren Strukturen √ľbernimmt das Tool erfahrungsgem√§√ü alle Bereiche fehlerlos. Sind jedoch Leerzeichen eingef√ľgt oder Ausf√ľllfelder nicht klar abgegrenzt treten hier bei der automatischen Identifizierung h√§ufig Fehler auf.

Ein gute M√∂glichkeit diese Fehlerquellen auszuschalten ist beim PDF aus Word erstellen die manuelle Identifizierung der Felder. Auszuw√§hlen unter dem Men√ľpunkt „Felder manuell platzieren“. Diese bietet sich jedoch nur dann an, wenn man kleinere Datenmangen verarbeiten m√∂chte. Bei ellenlangen Formularen macht diese sehr aufwendige Definition der einzelnen Formularfelder meist keinen Sinn. Um bei gro√üen Datenmengen ein PDF aus Word erstellen zu k√∂nnen kommt es vielmehr auf eine sehr gute Grundformatierung an.

Zus√§tzliche Optionen beim PDF aus Word erstellen f√ľr den Ausf√ľller im Formular selbst lassen sich √ľber die folgende Men√ľleiste ausw√§hlen. „Drucken-Schaltfl√§che hinzuf√ľgen“ erm√∂glicht beispielsweise das Drucken des fertig ausgef√ľllten Dokuments. W√§hrend die Option „E-Mail Schaltfl√§che hinzuf√ľgen“ das Versenden des Formulars an eine vorherig angegeben E-Mail Adresse erm√∂glicht.

√úber den Botton „Fertigstellen“ l√§sst man das geforderte Formular erstellen. Danach √∂ffnet sich die Ansicht. Dabei kann man gleich √ľberpr√ľfen, ob alle Felder aus der Word Datei richtig √ľbernommen wurden.

Die eigentliche Formatierung beim PDF aus Word Erstellen funktioniert mittels einem bei Adobe Acrobat Professional implementierten Tool. Dabei macht es keinen Unterschied, ob man das Dateiformat mit Open Source Programmen wie Open Office Word, oder dem Original Microsoft Office erstellt hat. Einzig die Formatvorlage der Datei als .doc Variante ist bei der Suche √ľber das Tool mit dem richtigen Umwandlungsprozess zum PDF Format notwendig.

Fazit

Nat√ľrlich ist die Originalversion von Adobe Acrobat Professional 8 ganz im Gegensatz zum Adobe Reader nicht ganz billig. Doch vor dem Hintergrund einer breitbandigen Palette an Erstellungs- und Zusatzfunktionen lohnt sich besonders im professionellen Bereich diese Investition.

Eine kostenlose Testvarinate l√§sst sich dar√ľber hinaus 45 Tage lang als Demoversion ausprobieren. Kaum ein anderes Programm ist in der Lage mit so vielen optionalen Features aufzutreten. Besonders im Bereich des Erstellens von Formularen und anderen Dokumenten.

Nat√ľrlich gibt es noch andere Freeware Tools um ein PDF aus Word erstellen zu k√∂nnen. Doch ein ausgekl√ľgeltes Erkennungsalgorithmus arbeitet beim PDF aus Word Erstellen bei Adobe Acrobat Professional 8 einfach deutlich praktischer und variabler. Zus√§tzlicher Praxistipps: Wer nachtr√§glich das Formular noch ver√§ndern m√∂chte, der muss das Word Dokument, als auch die PDF Variante abspeichern.

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Gaby Marte

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