Das papierlose Büro: Warum es leider so schwierig ist

, In: PDF Tricks

Nichts liegt in unserer digitalen Zeit näher – doch die Idee von einem papierlosen Büro, in dem sämtlicher Schriftverkehr elektronisch verwaltet wird, hat es noch nicht wirklich bis zum Durchbruch geschafft. Und so seltsam es klingen mag: Die Computerbranche trägt eine Mitverantwortung daran.

Dabei ist die Vorstellung von einem Büro ohne Papier nichts Neues, sie ist bereits über 50 Jahre alt. Bereits 1975 konnte man in der Zeitschrift „Business Week“ über ein zukünftiges papierfreies Büro lesen. Die massenhafte Verbreitung von Computern wurde als Revolution des Geschäftsalltags gepriesen. Der renommierte Physiker George E. Pake beschrieb in der erwähnten Zeitschrift die Entwicklungen der folgenden zwei Jahrzehnte hin zu einem papierlosen Büro. Übrigens war Pake derjenige, der das sogenannte Xerox Palo Alto Research Center (Xerox Parc), ins Leben gerufen hatte. Dies ist ein Forschungszentrum, das u.a. die für den berühmten Mackintosh-Computer wesentlichen Erfindungen für seine Besucher ausstellt. Unter jenen Besuchern befand sich einst auch der junge Steve Jobs.

George E. Pake sah den Untergang des Papierverkehrs kommen. Er stellte sich vor, dass jeder in Zukunft seine Informationen digital abrufbereit aufbewahre und bei Bedarf hervorhole. 

Warum setzt sich das papierlose Büro nicht durch?

Mittlerweile hat sich vieles, das Pake vorausgesehen hat, bewahrheitet. Jedes Unternehmen verfügt inzwischen über Computer. Und diese können sogar noch viel mehr, als der Forscher es sich damals ausmalte. Und dennoch – das papierlose Büro ist heutzutage kaum vorzufinden. Irgendwo muss die große Idee steckengeblieben geblieben sein. In diesem Zusammenhang ist eine Umfrage der Firma Sage, eines Herstellers für Unternehmenssoftware, interessant. Sie datiert aus dem Jahr 2017 und besagt, dass über 70 Prozent sämtlicher Firmen in Deutschland, der Schweiz sowie in Österreich auf den Gebrauch von Papier verzichten.

Statt alles immer auszudrucken, wäre eine Speicherung in einer Cloud sinnvoller.

 

Allerdings ist kaum jemand von ihnen dabei wirklich konsequent. Fast überall ist der Drucker immer noch häufig in Gebrauch. Bei der Hälfte aller befragten Unternehmen liegt der Grund hierfür darin, dass auf diese Weise Dokumente archiviert werden – anstatt in der Cloud. Etwas mehr als ein Drittel aller Papierausdrucke ist für den firmeninternen Schriftverkehr und schlichtweg zum Lesen bestimmt. Scheinbar siegt einmal mehr die Macht der Gewohnheit. Auch die Friday for Furture Bewegung konnte bisher die Unternehmen nicht zum Umdenken bewegen. Täglich werden weiterhin über eine Milliarde Kopien gemacht. Dabei wäre schon papierarmes Büro ein echter Fortschritt.

Ist ein papierloses Büro nur Träumerei?

Eigentlich liegt es auf der Hand, dass es sowohl ökologisch nachhaltiger als auch deutlich günstiger wäre, wenn Unternehmen und Privatverbraucher auf Drucker verzichten und sämtliche Dokumente digital aufbewahren würden. Dies zu realisieren ist jedoch gar nicht so einfach: Zahlreiche Vorgänge sind mittels Computer nur schwer zu greifen und abzubilden. Für viele Betroffene ist es beispielsweise komplizierter, ein Schriftstück digital zu signieren, als dies schnell analog zu erledigen. Auch die Ablage des Schriftverkehrs in konventionellen Ordnern ist praktisch und übersichtlich. Die Ordnung bzw. Struktur eines Computers hingegen ist mitunter nicht sofort zu überblicken, und Dokumente sind unter Umständen schwer wiederzufinden. Jenes Format, in dem Dateien am häufigsten gespeichert werden ist die PDF Datei. Die ist zwar überall einsetzbar, birgt aber ebenso seine Hindernisse. 

Im Netz habe ich dazu auch ein spannendes Video von Lars Bobach gesehen. Es zwar schon 2 Jahre alt, aber das Thema is heute aktueller den je. In 7 Min. zeigt euch auf, wie der Einstieg in ein papierloses Büro funktionieren kann.

Cloud statt Aktenschränke

PDFs sind keine kulturelle Errungenschaft, die seit Jahrhunderten existiert wie etwa der Buchdruck. Vielmehr ist das Portable Document Format das Patent einer Firma mit Sitz in Kalifornien, nämlich von Adobe. Zu Beginn, das heißt ungefähr Anfang der 90-er Jahre, war es nur lizenziert zu benutzen. Mittlerweile jedoch ist es frei verwendbar und damit durchaus mit herkömmlichem Papier zu vergleichen. PDFs gelten inzwischen sogar als ISO-Norm. Seit dem Jahr 2008 steht das PDF-Format jedem öffentlich und gratis zur Verfügung. Da die Firma Adobe eine entsprechende offizielle Lizenz anbietet. Aber es steht zu befürchten, dass dies zu ungewollten, einseitigen Verpflichtungen führen könnte. So stellt zum Beispiel die Firma Microsoft bisher nur die Möglichkeit dafür her, eine PDF-Datei im Webbrowser anzusehen.

Hinzu kommen legale Hindernisse wie beispielsweise die gesetzliche Maßgabe, bestimmte Daten seien unveränderlich aufzubewahren. Bei digitaler Archivierung ist dies mitunter weitaus komplexer als bei normalem Papier.

Viele verwenden auch die Software Yumpu um PDF-Dateien digital zu archivieren. Mit dieser Software kann man gebündelte PDF-Dateien in ein blätterbares ePaper erstellen. Der Vorteil liegt hier auf der Hand. Statt in Aktenschränken werden die Informationen in einer Cloud gespeichert inkl. Sicherheitskopie. 

Anspruchsvolle Wartung und fehlende Sicherheit

Wenn man Unterlagen aus konventionell hergestelltem Papier manipulieren oder gar fälschen möchte, ist dies verhältnismäßig kompliziert. Bei digitalen Dokumenten verhält es sich dagegen viel problemloser, da Computer und ihre Softwaresysteme stetig weiterentwickelt werden. Es ist hier sogar eher schwierig, den ursprünglichen Zustand zu wahren. Da man z.B. digitale Signaturen anwendet oder anderweitig die Dokumente verschlüsselt. Darüber hinaus sind Know-How und einschlägige Methoden notwendig, um eine ungewollte Verbreitung digitaler Dokumente zu verhindern. Die gewünschte Sicherheit zu gewährleisten, kann sich also aufwändig gestalten.

Nicht zuletzt hält das herkömmliche Papier die Vorteile des Altbekannten. Es ist sinnlich erfahrbar, anzufassen und vertraut. Dies ist auch der Grund, weshalb der Verbrauch von Papier eher noch ansteigt als sinkt. Obwohl die technische Revolution und das damit einhergehende umfassende Digitalisieren unleugbar stattgefunden haben. Einzig in der Schweiz ist der Papierverbrauch während der letzten Jahre etwas niedriger geworden.

Werden wir in Zukunft vielleicht nur mit VR-Brillen arbeiten? Hat damit das papierlose Büro vielleicht auch eine Chance?

 

Ist das papierlose Büro womöglich nur ein Trend?

Doch es sind auch gegenteilige Trends zu verzeichnen: Seit es Smartphones gibt, setzt sich die Umstellung auf elektronische Anwendungen in einigen Gebieten durch. Auch was Kontoauszüge sowie digitale Rechnungen anbelangt, scheint man an George E. Pakes Vision von 1975 anzuknüpfen. Es gibt vehemente Verfechter digitaler Lösungen, die daran arbeiten, auf Bargeld komplett zu verzichten. Sogar die Zukunft von Sanitärbereichen sehen sie papierfrei. So gibt es einen holländischen Unternehmer, der die WCs für seine Mitarbeiter vollständig auf Dusche und Föhn beschränkt hat, wie in einem Artikel des „Spiegel“ nachzulesen ist.

Fazit:

Zu jedem Trend gibt es auch einen Gegentrend! Warten wir einfach ab, was uns die Zukunft bringt. Ich bin überzeugt davon, dass sich das papierlose Büro irgendwann in die Praxis umsetzen lässt.

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Gaby Marte

Gaby Marte

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